Vì có rất nhiều tính năng trong Microsoft Excel, việc học nó có thể là quá sức. Tại đây, chúng tôi sẽ tập trung vào các tính năng được yêu cầu thường xuyên trong Excel để giúp bạn tìm ra cách học Excel nhanh nhất.
Công thức cơ bản
Các công thức Excel được sử dụng trong hầu hết các tài liệu Excel, vì vậy điều quan trọng là phải tìm hiểu những điều cơ bản của công thức trước tiên.
Có hai cách để bạn có thể truy cập công thức Excel:
Bạn có thể chuyển đến tab Công thức Excel để lấy danh sách tất cả các công thức. Chúng có mặt trong các danh mục khác nhau, chẳng hạn như Financial, Logical, Text, Date & Time, v.v. Có một tab nữa gọi là “Recent Use”, có chứa tất cả các công thức được sử dụng gần đây.
Nếu bạn biết nên sử dụng công thức nào, bạn có thể trực tiếp viết công thức bắt đầu bằng dấu hiệu “=”. Trong khi gõ, Excel sẽ hiển thị danh sách tất cả các công thức khớp. Bạn cũng có thể đọc về công thức bằng cách chọn công thức trong khi gõ. Một công thức ví dụ: nếu bạn muốn tìm tổng của hai số, bạn có thể gõ = sum (phạm vi hoặc số).
Bảng Excel
Bảng Excel sẽ giúp bạn tạo một bảng nơi bạn có thể thực hiện các tùy chọn khác nhau như bộ lọc, sắp xếp, chèn, xóa, v.v. Để tạo bảng, bạn cần chọn phạm vi ô và nhấp vào “Insert Table” để chèn bàn.
Phím tắt Excel
Phím tắt Excel là tính năng phải học đối với bất kỳ ai sử dụng Excel thường xuyên. Dưới đây là 5 phím tắt Excel phải học:
Ctrl + T được sử dụng để tạo bảng. Bạn có thể chọn phạm vi ô và nhấp Ctrl + T để tạo bảng của các ô đó.
Ctrl + A được sử dụng để chọn toàn bộ bảng tính excel. Nó thường được sử dụng khi bạn cần sao chép trang này sang trang khác.
Ctrl + Shift +, + + được sử dụng để chèn các ô. Chỉ cần chọn Hàng / Cột / Ô nơi bạn muốn chèn và nhấn Ctrl + Shift +, + +.
Ctrl + Space được sử dụng để chọn toàn bộ cột. Chọn một ô và bấm Ctrl + Dấu cách để chọn toàn bộ cột trong Excel.
Ctrl + F được sử dụng để tìm bất kỳ giá trị nào từ Excel. Nó sẽ nhìn vào trang tính và tô sáng ô chứa giá trị.
Phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một phương pháp để làm sạch, kiểm tra, chuyển đổi, mô hình hóa và hướng nội dữ liệu nhằm mục đích khám phá và giải mã thông tin mới, hình thành các kết luận phù hợp, chỉnh sửa và định dạng dữ liệu phù hợp cũng như xác nhận quá trình ra quyết định một cách phù hợp và hiệu quả. Phân tích dữ liệu có nhiều khía cạnh, cấu thành nhiều cách tiếp cận đa dạng dưới nhiều tên khác nhau, trong các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống, giúp thực hiện nhiều hoạt động khác nhau và xác nhận quá trình ra quyết định.
Giới thiệu
Phần này minh họa các tính năng đa dạng và hữu ích mà Excel cung cấp để phân tích dữ liệu.
Sort: Bạn có thể sắp xếp dữ liệu Excel của mình trên một cột hoặc nhiều cột. Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, tùy thuộc vào mục tiêu của hoạt động.
Filter: Lọc dữ liệu Excel của bạn nếu bạn chỉ muốn hiển thị các bản ghi đáp ứng các tiêu chí nhất định và có thể được sử dụng để xem có điều kiện các ô cụ thể, trên ứng dụng của một điều kiện.
Conditonal Formatting: Định dạng có điều kiện trong Excel cho phép bạn làm nổi bật các ô với một màu nhất định, tùy thuộc vào giá trị của ô, tùy thuộc vào tiêu chí của người dùng.
Charts: Một biểu đồ Excel đơn giản có thể nói nhiều hơn một bảng thông tin lớn. Như bạn thấy, việc tạo biểu đồ trong Excel rất dễ dàng và thân thiện với người dùng, và cũng được sử dụng để làm cho dữ liệu trở nên nhiều màu sắc hơn, có thể trình bày và tương tác với người dùng.
Pivot Tables: Pivot Tables là một trong những tính năng tương tác và siêu phàm của Excel để thể hiện dữ liệu. Bảng xoay vòng cho phép bạn trích xuất ý nghĩa từ một tập dữ liệu lớn và chi tiết và xem thông tin chính xác hơn.
Tables: Bảng cho phép bạn kiểm tra và kiểm tra dữ liệu của mình trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Phân tích What-If: Phân tích What-If trong Excel cho phép người dùng thử các giá trị khác nhau bằng cách sử dụng các công thức và có thể được sử dụng theo cách có điều kiện.
Solver: Excel bao gồm một công cụ có tên là Bộ giải sử dụng các phương pháp khác nhau từ nghiên cứu hoạt động để tìm giải pháp tối ưu cho tất cả các loại vấn đề quyết định và do đó, làm cho dữ liệu trở nên thiết thực hơn và có thể sử dụng được cho người dùng.
ToolPak phân tích: ToolPak phân tích là một chương trình bổ trợ Excel, về cơ bản là cơ sở phân tích và kiểm tra dữ liệu và cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu để phân tích dữ liệu tài chính, thống kê và kỹ thuật và được sử dụng rộng rãi để kiểm tra và kiểm tra dữ liệu.
Bạn không phải có một gói thống kê có sẵn hoặc bảng chức năng có sẵn để thực hiện tất cả các chức năng thống kê để phân tích dữ liệu. Excel có thể thực hiện một số kiểm tra và phân tích thống kê bằng các tính năng khác nhau do nó cung cấp, như đã đề cập ở trên. Trước tiên, hãy đảm bảo bạn đã cài đặt Data Analysis Tool Pak để thực hiện Data Analysis. Bạn sẽ thấy tùy chọn Phân tích dữ liệu ở phía bên phải thanh công cụ của bạn. Nếu bạn không thấy nó, hãy vào FILE rồi chọn tùy chọn OPTION và cuối cùng nhấp vào ADD-INS và thêm Analysis Tool.
Biểu đồ
Nếu bạn đang trình bày dữ liệu cho người khác, những người khác có thể không thể hiểu dữ liệu của bạn. Vì vậy, để truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng, bạn có thể sử dụng biểu đồ. Bạn có thể tìm thấy tất cả các biểu đồ trong Excel bằng cách nhấp vào tab ‘Chèn vào. Bạn cần chọn dữ liệu cần thiết và đi đến Phần Biểu đồ. Ở đó, bạn có thể tìm thấy tất cả các biểu đồ có liên quan và hữu ích cho dữ liệu của bạn.
Đây là một số tính năng cơ bản bạn cần biết để học Excel nhanh hơn vì những tính năng này thường được sử dụng. Khi bạn đã quen với các tính năng này, bạn có thể bắt đầu tìm hiểu các chủ đề khác như bảng xoay vòng, Vlookups, Phân tích dữ liệu, v.v … Chúc bạn học tập vui vẻ!